Magaly Vera
Como contadora he tenido la
oportunidad de ver varios programas de Facturación electrónica y la empresa
en la que laboro se vio obligada a adquirirla. Lo primero que uno hace
es ingresar al portal de SUNAT y ver el listado de empresas que ellos muestran.
Lamentablemente no todos ofrecen lo mismo, cuando deberían estar uniformizados
debido a que SUNAT da pautas en su portal. Lamentablemente estas indicaciones
no siempre son leídas por los micro o pequeños empresarios.
Para seleccionar una empresa de servicios digitales, hay que tomar en cuenta lo siguiente:
1. No
es suficiente que impriman la Factura, boleta, guía de remisión, notas de
crédito o débito.
2. Tampoco
el que permitan el acceso al archivo XLM
Considero que se debe tomar en cuenta también esto:
“El emisor debe poner a disposición de sus clientes (receptores),
una opción de consulta de los comprobantes que hubiera emitido (facturas,
boletas de venta y notas de crédito y de débito), a través de una página web,
por un periodo no menor a un año. Para acceder a esa consulta, debe definir un
mecanismo de seguridad que permita resguardar la confidencialidad de la
información, de modo tal que solo el cliente pueda acceder a ella”.
Es decir, deben ofrecer el que
nuestros clientes tengan acceso a los comprobantes vía nuestra página web o una
nube a la que tengan acceso. Eso evitaría que los contadores de nuestros
clientes nos estén llamando para corroborar la existencia de tal o cual factura
o el envío del archivo XLM (debido a que pueden acceder a tales datos, sólo si estas ya han sido enviados y aceptados por SUNAT, no antes).
Otro detalle a tomar en cuenta y
el más importante es que el envío tanto de Facturas como Boletas a SUNAT, sean
aseguradas. Digo esto debido a que el programa que adquirimos y cuyo nombre de
la empresa prefiero omitir, solamente podía enviar FACTURAS. El caso de las boletas
de ventas al inicio estuvo bien, luego salían rechazadas o en su defecto
no salía respuesta alguna por parte de SUNAT. Se comunicó de esto a la empresa
proveedora, pero respondían que era error de SUNAT. Eso fue aceptado un mes,
pero esa falla ya era constante. Se procedió a llamar a SUNAT indicando los
errores. Imaginamos que la respuesta se la daban a la empresa de software,
pero ya fue demasiado más de seis meses el tolerar dichas fallas. Esperamos que
a futuro no nos acarree problema alguno en alguna fiscalización.
Otro detalle es que la
capacitación sólo fue vía WhatsApp que no esta mal porque estamos en tiempos
modernos, pero con sólo tres clases de una hora para ellos ya era suficiente.
Siendo los errores mayormente de software y en algunos casos de digitación por parte del personal. Ante nuestra insistencia de un Manual nos lo
otorgaron, pero uno extremadamente simple, que no respondía a los errores que
uno podía cometer u olvidar en tan escasas clases.
Al inicio se podía llamar a
Soporte técnico y lo resolvían, ahí uno podía tomar nota para evitar cometer el
mismo error; pero ya al segundo mes, cada pregunta era absuelta previo pago de
S/.80.00. Y si uno no pagaba, pues te bloqueaban el programa.
Prácticamente uno tenia que
trabajar al chantaje por la necesidad de tener el contrato a UN AÑO.
Otro error grave fue la impresión
en la etiquetera, sólo se podía imprimir 4 items, de ahí la impresión saltaba unos
15 cm. Así que teníamos que imprimir la boleta o factura en otra impresora o
punto de venta. Nuevamente indicaron que la falla era del software de la
impresora no de su programa. Se procedió a llamar a la empresa proveedora y nos
dio un link para volver a cargar el software, pero nada.
Lo de las Boletas se subsanaba
cada mes con el envío del PDT a SUNAT que, pese a reiteradas reclamos por parte
de nuestra institución, nunca nos fue absuelta. Lo indignante es que las cartas
las teníamos que redactar nosotros, pese a no saber de informática. Así que
cuando nos pedían el CDR u otro dato, teníamos que recurrir a amistades
ingenieros de sistemas a que nos ayuden a redactarlas. Sólo la primera carta fue redactada por ellos, las siguientes asumidas por la empresa.
Y no hay donde quejarse, INDECOPI
indica que los reclamos los hace el consumidor final, en este caso es de
empresa a empresa. Así que ahí hay otras vías. Sin embargo, queda registrado el
reclamo vía el Libro de Reclamaciones.
No soy la única empresa que
afrontó ni afronta esos problemas.
Así que les paso el link de la empresa que cubrió mis expectativas: https://www.interactivasys.com/. Las clases son presenciales para el personal, cualquier duda se le hace al proveedor vía WhatsApp y nos envía tutoriales. Y ya que adoro escribir, pues tanto el tipo de letra, tamaño y detalles que agrego como poner clausulas en las demoras por pago en las Facturas o número de cuenta corriente, pues me las hacen al gusto. Lo mismo con las guías de remisión. Y lo mejor, todas las impresoras están operativas lo que significa que el error era del programa anterior ya que imprimimos más de 30 items sin problema alguno. Hace Kardex on line y no tengo problema alguno con los envíos a SUNAT. El vaceado de su información lo hace en excel en el formato de mi programa contable, de modo que me simplifica el trabajo considerablemente.
CERTIFICADOS DIGITALES
Así que les paso el link de la empresa que cubrió mis expectativas: https://www.interactivasys.com/. Las clases son presenciales para el personal, cualquier duda se le hace al proveedor vía WhatsApp y nos envía tutoriales. Y ya que adoro escribir, pues tanto el tipo de letra, tamaño y detalles que agrego como poner clausulas en las demoras por pago en las Facturas o número de cuenta corriente, pues me las hacen al gusto. Lo mismo con las guías de remisión. Y lo mejor, todas las impresoras están operativas lo que significa que el error era del programa anterior ya que imprimimos más de 30 items sin problema alguno. Hace Kardex on line y no tengo problema alguno con los envíos a SUNAT. El vaceado de su información lo hace en excel en el formato de mi programa contable, de modo que me simplifica el trabajo considerablemente.
CERTIFICADOS DIGITALES
El tema del certificado Digital también
fue otra odisea adquirirlo. Lo primero es buscar en internet el listado que ofertan y al
tener varias opciones, uno llama a la entidad más cercana a la empresa. Así que
tuvimos que pasar por varias antes de elegir la adecuada.
La primera pedía una serie de
requisitos que teníamos a la mano como:
1. DNI
de la persona(s) autorizada.
2. Ficha
RUC
3. Vigencia
de poder de ser persona jurídica
Primero era enviarlos vía
internet, luego te citaban a firmar. Parecía tan simple. Envié la
documentación, pero habían pasado dos semanas y al no recibir respuesta alguna,
llame al teléfono indicado y me citaron a una dirección. Fui a firmar, llegue,
espere media hora y al tocarme el turno me indicaron que no estaba registrada y
que volviera otra fecha. Asentí y volví la fecha indicada, pero sin los originales
al menos de la Vigencia de Poder ya que no me indicaron que llevar y asumí que
no faltaba dato alguno, el resto si lo tenia a la mano. Nuevamente fui citada
para otra fecha. Para esto, el pago ya había sido realizado un mes antes. Esta
vez si me incomode y busque otra opción. Un amigo me recomendó https://llama.pe/ y fue todo distinto. Envié todo por internet al correo indicado a las 5:00 p.m. y fui citada al día siguiente a
firmar. Asistí puntualmente, me dieron una charla instructiva y eso fue todo.
Este año renové el contrato y hasta tenia una opción más: ellos podían venir a
mi oficina a firmar el contrato, previo pago por el delivery.
Siempre es bueno compartir también experiencias como esta dado que los contadores, se supone somos reacios a las letras.
Espero que para los que aún están
en búsqueda, les sirva de ayuda.
